Persoanele cu o agendă încărcată pot observa faptul că timpul nu pare a fi suficient pentru a rezolva tot ceea ce și-au propus. Uneori, acest lucru se întâmplă din cauza ritmului personal de lucru, al evenimentelor neprevăzute care perturbă activitatea, al tendinței de amânare sau evitare a anumitor sarcini față de care persoana resimte anxietate, nesiguranță. Alteori, persoana se poate lăsa angrenată în activități mai puțin importante, dar consumatoare de timp, sau poate să înceapă cu o astfel de activitate și să piardă pe parcurs perspectiva asupra programului, ca de exemplu atunci când începi ziua de lucru prin a face ordine pe birou, dar te apuci pe parcurs să extinzi curățenia și în bibliotecă, dulapuri sau sertare, deși acest lucru nu era necesar și, evident, nu ți-l propusesei.

Legea lui C. N. Parkinson spune că o activitate va umple fereastra de timp pe care i-o aloci. Astfel, dacă o persoană are de făcut o activitate cu termen limită destul de îndepărtat, chiar dacă acea activitate este simplă, va avea tendința să o amâne până aproape de termen sau să își fragmenteze activitatea pentru a umple întreaga fereastră de timp. Dă-ți termen o lună să scrii 2 pagini, să rezolvi o problemă administrativă sau chiar de muncă – și cam atât îți va lua, deși, dacă ți-ai propune un termen mai scurt, ai reuși de asemenea să îl respecți.

Caseta timpului, sau timeboxing, este o strategie prin care poți preveni situațiile de mai sus. O casetă de timp are un termen limită clar pe care tu ți-l propui pentru o anumită activitate, care altfel ar putea să îți consume timp nelimitat, fie prin amânare indefinită, fie prin fragmentarea ei și realizarea pe bucățele, în mod dezorganizat. Atunci când ai ajuns la termenul limită de timp, este important să oprești cu totul activitatea și să analizezi măsura în care ai atins obiectivul dorit. Această strategie te ajută de asemenea să fii prezent și dedicat cu totul în fereastra de timp pe care o aloci activității, dar, în același timp, mai puțin perfecționist, deoarece nu toate sarcinile merită acest efort. A face diferența între cele care merită toată atenția ta și cele mai puțin importante este un lucru care te poate ajuta în gestionarea timpului.

Caseta timpului se poate folosi cu succes pentru:

• activități pentru care nu ești foarte motivat, deoarece aici apare pericolul evitării lor sau amânării pe termen lung, iar uneori, în plan profesional, acest lucru poate avea consecințe mai puțin plăcute;

activități cronofage, precum sortarea e-mailurilor, navigarea pe internet, documentare, analiza unor situații – adică acele tipuri de activități care s-ar putea întinde ore, zile, chiar luni și încă să ți se parcă mai ai de completat;

• activități mai puțin importante pe care le tot amâni (ca de exemplu, a da reply la e-mailuri, a face lista de necesar etc).

Cum să aplici caseta timpului

1. Alege o sarcină, o activitate potrivită
2. Stabilește obiectivele. Dacă o activitate este complexă, împarte-o în sub-activități și alocă un termen limită pentru fiecare sub-activitate. Un raport complex poate fi împărțit în capitole diferite, pentru care vei stabili termene limită individuale, astfel încât să te poți dedica realizării lor fără a mai avea presiunea raportului global. Lucrează fără întrerupere și respectă planificarea, iar la finalul termenului limită, oprește activitatea.
3. Stabilește cât timp aloci activității. Aici este importantă o estimare corectă a ritmului tău de lucru, ținând cont și de cât timp vrei să petreci realizând sarcina respectivă. În plus, dacă îți setezi mai multe sesiuni de lucru într-o zi, alocă pauze de 5-10 minute între ele. Ca în exemplul raportului, la fiecare capitol poți aloca o oră de scris, urmată de o mică pauză. Este important să verifici ceasul din când în când, pentru a vedea cât timp mai ai la dispoziție.
4. La finalul timpului stabilit pentru fiecare sarcină, ia-ți un moment de gândire și observă modul în care ți-ai gestionat timpul. Ai evadat din activitate, bucurându-te că poți face altceva cu un coleg? Ai primit notificări pe telefon și ai petrecut timpul citind și răspunzând la mesaje care nu reprezentau o urgență? De câte ori te-ai întrerupt? De fiecare dată când reușești să îți atingi obiectivul propus, oferă-ți o mică răsplată!
5. Recompensează-te. Acest lucru este important pentru echilibrul tău interior și pentru întărirea comportamentelor de lucru eficient. Ai reușit să te concentrezi și să te incadrezi în timpul alocat, te-ai mobilizat, iar acum este momentul să îți oferi o mică bucurie. Alege așadar modul în care dorești să te răsplătești, făcând un gest plăcut pentru tine.

Serviciul de suport și consiliere psihologică telefonică este disponibil tuturor asistenților medicali generaliști, moașelor și asistenților medicali din București. Pentru mai multe detalii privind programul de consiliere ne puteți scrie la psihoassist@oammrbuc.ro sau puteți accesa PSIHO-ASSIST: Serviciul de suport și consiliere psihologică telefonică și online pentru membrii OAMGMAMR filiala București

Suntem alături de voi!